Mi az a mátrix és mi az a probléma?

Egy szombaton a lányom megkérdezte, milyen könyvet olvasok. Mondtam, hogy olyat, ami a problémamegoldásról szól (Vezesd a tanulást (Managing to Learn). Problémamegoldás, egyetértés, mentorálás és vezetés az A3-menedzsmentfolyamat segítségével.) Nóri rögtön rákérdezett, hogy miféle problémákat oldok én meg.

Elkezdtem mesélni neki, hogy egyszer dolgoztam egy céggel, ahol elég nagy volt az összevisszaság, nem voltak tiszták a feladatok, hogy ki miért felel, és ebből bizony problémák adódtak. De aztán nem azzal folytattam, hogy ügyfél, mutatószámok, meg nem hatékony működés, hanem megpróbáltam az ő nyelvén elmagyarázni, milyen problémákra kell gondolni. Az otthoni jelenségeket hoztam föl, hátha azon keresztül megérti, miről beszélek.

Otthon is vannak ugyanis hasonló problémák. Sőt, nem is problémák, hanem megoldandók. Ugye, már a megfogalmazás is teljesen más: a probléma lehúz, a megoldandó felpörget.

A családunkban vannak feladatok, amelyeknek állandó a felelőse. Én főzök, én viszem a gyerekeket az iskolába, a férjem fizeti a csekkeket, intézi az autóval kapcsolatos dolgokat, stb. Vannak továbbá rugalmasan alakuló dolgok, amelyeket megosztunk (pl. a mosogatás). Sosem beszéljük meg, hogy ma én mosogatok, holnap te, hanem látjuk, hogy feladat van, és megcsináljuk. De van egy mindennapos feladat, amit nem osztottunk el, és rendszerint probléma van belőle: a kenyérvásárlás. Vagy mindketten veszünk kenyeret, vagy egyikünk sem. Tehát vagy lesz otthon 2 kiló kenyér, amit napokig eszünk (a harmadik nap már nem finom), vagy nincs mit enni. Egyik sem jó. Nóri ebből rögtön megértette, hogy mi a probléma, hiszen enni nagyon szeret. :-)

Hogyan jelentkezik ez a gazdasági szervezeteknél? Amikor elindul egy vállalkozás, mindenki csinál mindent. Megoldódnak a feladatok, véletlenszerűen kialakul, hogy ki miért felelős, ki mit csinál. Elindul a specializálódás. Hamar kiderül, ha valamilyen munka nincs elvégezve; gyorsan kiosztjuk, és megyünk tovább. Bár főként íratlan szabályok szerint, de működik a rendszer.

Ám ahogy nő a szervezet, úgy lesz egyre több a feladat, úgy vesznek egyre többen részt egy-egy folyamatban, és lesznek olyan funkciók, amilyenekre addig nem volt szükség, új feladatok, amilyenekkel addig nem foglalkoztunk. Egyre többet hallani, hogy “Engem nem is kérdeztek meg, pedig nekem is lett volna ötletem!” vagy “Mit szólnak bele az én munkámba?” vagy “Ha azt akarom, hogy valami el legyen készítve, kénytelen vagyok én megcsinálni, mert a többiek nem csinálnak semmit!” stb. Egyre több a hiba, egyre több a feszültség.

Ekkor venni kell egy nagy levegőt, és meg kell határozni, milyen feladatok vannak a szervezetben, azokban kinek mi a szerepe, mi a felelőssége. Ebben nyújt segítséget a RACI mátrix.

R, mint responsible, aki(k) a feladatot elvégzi(k)
A, mint accountable, aki felelős a feladatért: számonkéri, jóváhagyja. Feladatonként csak egy lehet.
C, mint consulted, akitől információkat lehet, sőt kell kérni, be kell vonni a feladat elvégzésébe.
I, mint informed, akit informálni kell a feladat elvégézéséről, végeredményéről, mert pl. érinti a feladat kimenetele

Miután meghatároztuk, milyen feladatok vannak az adott szervezetben, nincs más dolgunk, mint mindegyikhez hozzárendelni a 4 szerepkört. Ekkor kiderül, hogy miben döntöttek eddig ketten, mi az, amiben egymásra vártunk, mi az, amit senki nem csinált. Ha a RACI mátrix segítségével tisztázzuk a szerepeket, felelősségeket, akkor sok frusztációtól szabadítható meg a szervezet.

Már csak az a kérdés, hogy ki legyen a kenyérvásárlásnál az R és ki az A….